„Die Firma aubex hat uns mit ihrer Erfahrung sehr professional betreut, dadurch konnten wir den BOT sehr schnell in unseren Prozess integrieren. Die Betreuungsqualität der Kunden konnten wir spürbar steigern, weil unsere Servicemitarbeiter jetzt mehr Zeit für die Kunden haben.“

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Vor der Implementierung der automatisierten Auftragsvorbereitung mittels RPA stand die Abel + Ruf GmbH vor der Herausforderung ihre Mitarbeiter zu entlasten und sicherzustellen, dass niemand im „Tunnelblick“ arbeiten musste. Das Ziel war es jedem Mitarbeiter ausreichend Zeit für die Kunden zu ermöglichen.

Die Abel + Ruf GmbH suchte eine Lösung, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und einen einheitlichen Prozess an allen drei Standorten sicherzustellen. Sie entschieden sich für die automatisierte Auftragsvorbereitung, weil der Prozess optimiert und neu überdacht werden sollte.

Der Rollout und die Implementierung verliefen nahezu gleichzeitig an allen drei Standorten. Als Vorbereitung hat die Abel + Ruf GmbH bereits alle Terminplanner aufgeräumt. Zuerst wurde sich auf die Wartungsumfänge konzentriert und schrittweise weitere Arbeitsbereiche hinzugefügt.  

Die Organisation des Projektmanagements war durchweg positiv und der technische Support war schnell und effizient.

Der Umstieg für die Mitarbeiter verlief zunächst mit Neugierde, da sie wissen wollten, ob der Bot fehlerfrei funktioniert und ob sie sich darauf verlassen könnten. Sie gewöhnten sich schnell an die neuen Möglichkeiten und schätzten die Automatisierung.

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Die wesentlichen Vorteile sind eine standortübergreifende zentrale Auftragsvorbereitung und dass alle Standorte bei Personalausfällen problemlos weiterarbeiten können. Besonders zu Stoßzeiten steigert dies die Prozesseffizienz erheblich.

Die automatisierte Auftragsvorbereitung mittels RPA war für die Abel + Ruf GmbH der erste Schritt in Richtung Digitalisierung und der nächste wird folgen.