Digitale Serviceakte

Der JobRouter kann ganz einfach über einen Link im Firmennetzwerk aufgerufen werden. Für gewöhnlich wird eine Verlinkung durch die hauseigene IT im Intranet eingerichtet.  Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich an die IT im Hause.

Der JobRouter wird vorab von der IT auf Ihrem Homebildschirm auf dem iPad hinterlegt. Sie erkennen die Verlinkung an dem gelb-weißen "JR" Icon.

In diesem Fall wenden Sie sich an Ihre IT. Wohl möglich, ist Ihr iPad nicht mit dem richtigen Server verbunden.

Wenn Ihr JobRouter Account Ihrer Rolle entsprechend korrekt angelegt wurde, muss der Auftrag als Vorgang in JobRouter in der Eingangsbox erscheinen, welche zu Ihrer Rolle passt (Beispiel: Ich bin Gastgeber im Autohaus- der Auftrag sollte für gewöhnlich in der Eingangsbox „Gastgeber“ erscheinen, wenn er in DMS erzeugt wurde) Suchen Sie im einfachsten Falle den Vorgang mit der Auftragsnummer in „Serviceakte Historie“. Dort wird auf dem Symbol der Uhr in der Zeile des angezeigten Auftrages in einer Übersicht angezeigt, wo der Auftrag sich gerade befindet. Die Eingangsbox wird an dieser Stelle angezeigt. Findest du da in der Eingangsbox den Vorgang trotzdem nicht, stelle sicher, dass keine Filter gesetzt sind. Werden Sie trotzdem nicht fündig in der entsprechenden Eingangsbox, kontaktieren Sie Ihren Digitalisierungsbeauftragten im Hause.

Öffnen Sie den Jobrouter über das iPad, dort finden Sie auf deinem Home-Bildschirm ein gelb-weißes Icon „JR“. Stellen Sie sicher, dass der Vorgang in einer für Sie zugängigen Eingangsbox liegt und klicken den gewünschten Vorgang an. Unter dem Reiter „Auftragsdaten“ findet man das Feld „Kundenunterschrift erfassen“. Wählen Sie die gewünschten zu unterschreibenden Dokumente aus, wählen Sie dann aus, wo der Vorgang nach Vollendung des Kundenunterschrift-Prozesses hingeleitet werden soll und lassen den Kunden letztendlich im vorgesehenen Feld unterschreiben. Dazu kann ein Bluetooth-Stift oder auch der Finger verwendet werden.

Rufe den Vorgang auf dem iPad in JobRouter auf, in dem du arbeiten möchtest. Unter dem Reiter „Dokumente“ findest du alle diesem Vorgang zugeordneten Dokumente. Anschließend klickst du den Button mit dem „Stift“-Symbol an. Anschließend öffnet sich das Dokument in einem neuen Tab. Dort kannst du anschließend das Dokument mit der IOS-Funktion „Markieren“ bearbeiten und speicherst es dann im richtigen Ordner und damit auf dem richtigen Server ab, sodass die geänderte Datei in Jobrouter übernommen werden kann. Dies dauert ca. 30 Sekunden. Die Änderung kannst du sehen, indem du die Seite einmal aktualisierst.

Prüfen Sie, ob Sie womöglich den Vorgang mit „senden“ in die Eingangsbox der Monteure geschickt haben, ohne den Monteur vorab unter dem Reiter „Werkstatt“ auszuwählen. Dort finden Sie ein Dropdown Menü aller hinterlegten Monteure zum Auswählen. Ohne diese Auswahl wird der Vorgang zwar in der Eingangsbox der Monteure angezeigt, aber ohne spezifische Zuordnung mit einem Monteurnamen.

Auf dem iPad können Sie unter „Einstellungen“ und „Passwörter“ mit dem Plus Ihr Jobrouter, Passwort und Nutzername fest hinterlegen. Dazu brauchen Sie nur den Link zu Jobrouter, Ihren Nutzernamen und Passwort. Die Anmeldedaten sind in der Regel die, welche ebenso für die Windows-Anmeldung verwendet werden. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, wenden Sie sich an die hauseigene IT oder den Digitalisierungsbeauftragten im Hause.

Hierzu müssen Sie in der Box „RG Auftrag“ die Auftragsnummer eingeben und es erscheinen die Dokumente, welche zu dieser Auftragsnummer zugehörig sind. Wählen Sie nun alle Dokumente aus, welche in einem PDF angezeigt werden sollen, indem Sie die Checkbox ganz links in der Zeile des Dokumentes mit einem Häkchen versehen. Anschließend kann der Reiter „Download als PDF“ angeklickt werden. Hier muss dann „ohne Annotationen“ oder „mit Annotationen“ (Annotation = "Kritzeleien“, welche auf dem Dokument digital gemacht worden sind, beispielsweise mit dem Bluetooth-Stift) ausgewählt werden. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen ausgewählten Dokumenten in einem PDF-Dokument dargestellt. Dies kann jetzt gespeichert, gedruckt oder auch wieder verworfen werden. Die entsprechenden Buttons für „Speichern„, „Drucken“, „Abbruch“ liefert der Browser selbst.

Es kann natürlich passieren, dass man nach dem Bearbeiten eines Dokuments vergisst, das Dokument auf den richtigen Server hochzuladen, sodass man die Änderung im Jobrouter nicht feststellen kann. Eine weitere Möglichkeit ist ein technischer Fehler, sodass das Hochladen des bearbeiteten Dokuments nicht erfolgreich war. In diesem Fall können Sie unter „Dateien“ auf dem iPad unter „Verlauf“ Ihre zuletzt heruntergeladenen und bearbeiteten Dateien finden und hier auch das entsprechende Dokument auswählen und nachträglich auf den passenden Server hochladen. Der Jobrouter wird das bearbeitete Dokument nach ein paar Sekunden automatisch übernehmen. Klappt dies nicht, sehen Sie Punkt 3 oder wenden Sie sich an die hausinterne IT.